01
DIRECT ANSWER
直接答案
社團與組織官網，如何做到換屆後仍能繼續運作？
把網域與平台歸組織持有，依角色授權管理員；將年度資料、活動、歷史內容與媒體分成固定結構；保留備份、發布、驗證及異常處理紀錄；換屆時再依清單移交帳號、內容責任與未完成事項。這四部分同時成立，網站才不會每年重新開始。
- 關鍵資產應由組織控制，避免只綁在單一社員或廠商帳號。
- 本屆資訊與歷史典藏要有不同生命週期，不能互相覆蓋。
- 交接文件應讓下一屆能更新、驗證與求助，而不只知道登入位置。
02
DECISION TABLE
年度交接的責任分工
| 判斷項目 | 先確認什麼 | 影響或下一步 |
|---|---|---|
| 資產管理 | 網域、主機、憑證、正式信箱與付款責任 | 由組織指定角色持有，換屆時更新管理權 |
| 內容管理 | 首頁、幹部、年度主題、活動與公告 | 指定內容負責人、審核人與更新期限 |
| 歷史典藏 | 歷屆名單、重大活動、相簿與文件 | 保留來源、年度與公開範圍，不被新資料覆蓋 |
| 活動流程 | 報名、行事曆、通知、名單與活動後整理 | 固定欄位與狀態，減少每次重新發明流程 |
| 發布驗證 | 預覽、核對、部署、正式網址與異常回復 | 讓更新有可重複步驟與完成證據 |
| 權限交接 | 新增、停用、最小權限、復原方式與聯絡窗口 | 避免離任帳號持續保有不必要權限 |
03
PREPARATION
換屆前應完成的交接包
- 01網站資產與第三方服務清冊
- 02目前管理員、角色與權限名單
- 03本屆內容、待更新內容與歷史歸檔狀態
- 04活動、行事曆、報名與通知操作方式
- 05圖片、文件與社群內容的來源及公開範圍
- 06備份位置、最近驗證日期與復原步驟
- 07預覽、發布、正式站檢查與回復流程
- 08未完成事項、已知問題與外部支援窗口
04
FIT CHECK
哪些情況適合開始，哪些應先停下來整理
- 每年或定期更換幹部、秘書、網站或活動承辦人。
- 同時需要呈現本屆資訊與長期歷史內容。
- 活動、行事曆、相簿與社群資料需要持續整理。
- 所有資產仍由個人帳號持有，且不願移交組織控制。
- 沒有指定內容負責人，期待系統自行判斷資訊是否正確。
- 要求把內部、會員或個人資料全部直接公開。
05
FAQ
這個問題常見的進一步疑問
帳號密碼整理成一張表就算交接嗎？＋
不夠。還需要確認帳號所有權、角色權限、復原方式、付款責任、內容狀態、發布步驟與未完成事項；密碼本身也不應以可任意轉傳的明文文件長期保存。
每年都要重做一個新網站嗎？＋
通常不用。把年度內容設計成可切換或歸檔的資料結構，並保留共同頁面與歷史資料，就能在同一網站延續營運。
社群貼文可以直接當網站典藏嗎？＋
可以作為來源，但要先確認公開權限、來源連結、日期、年度、媒體使用方式與重複內容。網站典藏需要比單純嵌入貼文更清楚的資料規則。